Kaname (« l'Application », « le Portail », « nous ») est une solution de gestion de flotte (véhicules, engins, cuves de carburant, trajets) destinée aux entreprises abonnées. Cette politique explique, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés, quelles données personnelles sont collectées via le Portail web et l'Application mobile, pourquoi, sur quelle base légale, combien de temps, et comment elles sont protégées.
Le responsable du traitement des données est l'éditeur de Kaname, la société KANAME SOLUTIONS (SASU, RCS Saint-Denis de La Réunion 131 466 104, 20 place du Général de Gaulle, 97460 Saint-Paul), joignable à l'adresse contact@kaname.re. Kaname est un service B2B : les comptes sont réservés aux entreprises. Un représentant de l'entreprise ouvre le premier compte (essai gratuit ou abonnement), puis les administrateurs de l'entreprise créent les comptes de leurs utilisateurs.
Pour les données de flotte et de trajets saisies par une entreprise cliente pour ses salariés, c'est l'entreprise cliente (l'employeur) qui est responsable de traitement ; l'éditeur de Kaname agit alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et ne traite ces données que sur instruction de l'entreprise, pour la fourniture du service.
| Catégorie de données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Compte utilisateur : nom, prénom, e-mail, identifiant, rôle, entreprise, site(s) de rattachement | Création et gestion du compte, contrôle d'accès par rôle/site | Exécution du contrat (abonnement de l'entreprise) |
| Inscription à l'essai gratuit : nom et e-mail du demandeur, téléphone (facultatif), dénomination, SIRET et adresse de facturation de l'entreprise, e-mail de facturation (facultatif), taille du parc | Ouverture du compte d'essai, vérification de l'existence de l'entreprise, limitation à une période d'essai par entreprise | Mesures précontractuelles |
| Données de flotte : véhicules, engins, sites, cuves, relevés de consommation, coûts, trajets, entretiens | Fourniture du service de suivi de flotte | Exécution du contrat |
| Localisation GPS (conducteurs, module Trajets) | Suivi des trajets professionnels démarrés et arrêtés par le conducteur ; aucune position n'est enregistrée en dehors d'un trajet ni pendant un trajet privé | Intérêt légitime de l'employeur (gestion de flotte), après information individuelle des salariés et consultation du CSE le cas échéant |
| Trajets : horaires, véhicule, type (professionnel/privé), relevés et photos du compteur kilométrique, anomalies détectées | Justification des kilomètres, détection des usages non déclarés ou non autorisés des véhicules | Intérêt légitime de l'employeur, dans les mêmes conditions |
| Photos prises dans l'application : compteur de la pompe lors d'une déclaration de plein (si la cuve l'exige), photo d'un problème signalé dans une demande d'intervention | Justifier la quantité de carburant prise ; décrire le problème à réparer | Exécution du contrat / intérêt légitime de l'employeur (suivi du carburant et entretien du matériel) |
| Caméra | Scan de QR code pour identifier un engin, une cuve ou un site (aucune image conservée) ; photo du compteur kilométrique en début et fin de trajet (module Trajets) | Exécution du contrat / intérêt légitime de l'employeur |
| Documents conducteur (permis, FIMO, CACES) | Suivi des habilitations et de leurs échéances | Exécution du contrat / obligation réglementaire du secteur transport |
| Données de connexion (logs techniques) | Sécurité, débogage, prévention de la fraude | Intérêt légitime |
| Formulaire de contact / demande de devis | Répondre à une demande commerciale | Consentement / mesures précontractuelles |
| Cookies de mesure d'audience (Google Analytics) | Statistiques de fréquentation du site vitrine | Consentement (bandeau cookies) |
La localisation n'est jamais collectée en dehors d'un trajet en cours, ni pendant un trajet déclaré privé, et jamais pour un usage de surveillance personnelle en dehors du cadre professionnel du suivi de flotte. Une notification reste visible sur le téléphone tant que la localisation est active. Les traces GPS ne sont consultables que par les administrateurs de l'entreprise et par le conducteur pour ses propres trajets.
Les données ne sont jamais vendues ni partagées à des fins commerciales avec des tiers. Elles sont traitées par les sous-traitants techniques suivants, dans le cadre strict de la fourniture du service :
Chaque entreprise abonnée n'a accès qu'à ses propres données : une isolation stricte par entreprise (et par site pour les rôles chef d'équipe/conducteur) est appliquée au niveau de la base de données (Row Level Security), garantissant qu'une entreprise ne peut jamais accéder aux données d'une autre.
Nos sous-traitants principaux (Supabase, Render) hébergent les données en Union européenne. Certains services impliquent un transfert vers les États-Unis : Resend (e-mails transactionnels), Cloudflare Turnstile (anti-robot) et, uniquement après votre consentement au dépôt du cookie correspondant, Google Analytics. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne intégrées aux accords de traitement de ces prestataires, complétées par leur adhésion au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).
Le site vitrine kaname.re utilise un bandeau de consentement. Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (mémorisation de votre choix de consentement) sont déposés sans consentement préalable, conformément à la réglementation. Les cookies de mesure d'audience (Google Analytics) ne sont déposés qu'après acceptation, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de page.
Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Pour les exercer, contactez l'administrateur de votre entreprise sur le Portail Kaname, ou écrivez-nous directement à contact@kaname.re. Pour la suppression de votre compte et de vos données, voir Supprimer votre compte ou vos données. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.
Les connexions sont chiffrées (HTTPS/TLS). Les accès aux données sont protégés par authentification et par des règles de sécurité au niveau des lignes de base de données (Row Level Security), garantissant qu'une entreprise ne peut jamais accéder aux données d'une autre entreprise. Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair.
Kaname est un service strictement professionnel B2B, non destiné aux mineurs.
Cette politique peut être mise à jour ponctuellement. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs du Portail en seront informés.
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à vos données personnelles : contact@kaname.re
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